エクセルの使える技

2021年7月10日 更新

Excel(エクセル)で作成した請求書やお見積書はPDFにしてから送る

パソコン教室 堺市
PDF型式のファイルにして保存

請求書やお見積書などExcel(エクセル)で作成した書類をお客様やお得意先にメール(添付)で送る際にはExcel(エクセル)ファイルをPDF型式のファイルにしてか送るようにしましょう。

 

たまにExcel(エクセル)ファイルのままのデータを送信しているというようなことを聞くことがあります。

しかしこれはトラブルの元ですので避けた方がよいです。

 

PDFにしてお送りしておけば後から金額などのデータを書き換えられる心配がなく、Excel(エクセル)の環境がないパソコンでも確認することができます。

 

Excel(エクセル)で作成したファイルをPDF形式にして送る意味を分かっていれば、会社でも「お、こいつはなかなかやるな・・・」とあなたの評価も上がるかもしれません(^-^)

 

■Excel(エクセル)ファイルをPDFファイル形式にする方法(画像参照)

 

PDF形式での保存の手順は、「名前を付けて保存」とほとんど同じです。

 

①保存場所を指定

②ファイルの種類を「PDF」に変更

③「保存」をクリック

 

あとは、保存したPDFをメールに添付して送信すればOKです。

 

上記の要領でWord(ワードファイル)もPDF型式のファイルにして保存することが可能です。

フィルターの適用をシュートカットキーで行う方法

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【フィルターの適用もショートカットキーで楽々】

 

エクセル(Excel)でデータから条件に合う文字列や数値などのデータを抽出する時に使用するフィルター機能。

 

マウスを使用して設定する場合は、範囲選択→データタブ(ホームタブの並べ替えとフィルターからも可能)→フィルターという手順で設定しますが、範囲選択後にCtrl+Shift+Lをクリックするとかんたんにフィルターが適用されます。

(解除も範囲選択後にCtrl+Shift+Lでできます。)

 

 

セルの結合を使わずに選択範囲で中央寄揃えにする

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セルの結合を使わず中央揃え

【セルを結合せず選択範囲で中央寄せ】

セルの結合は印刷を前提とした見た目重視の資料を作成する際などはとても便利な機能ですが、いくつかのコマンドが操作出来ない、並べ替えができない、オートフィルターがうまく機能しない等の問題点もあります。

 

結合は使用せずに見た目だけ整えたい場合は書式設定で選択範囲を中央に表示させることができますので結合を使いたくない場合にお試しください。

 

セルの書式設定のダイアログ ボックスは『CTRL + 1』のショートカットキーで表示させることができます。

又は、画像の赤丸の箇所(ホームタブの配置)からも表示できます。

 

画像の例では、A1に文字を入力後A1~J1を選択し、セルの書式設定のダイアログ ボックスを表示し、『配置」の「横位置」を選択範囲内で中央にしています。

数式の答えではなく入力したまま表示させたい

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=2+3と入力するには

エクセル(Excel)を習いはじめたばかりの生徒さんから、セル内に「=2+3」と表示させるにはどうすればよいのですか?というご質問をただきました。

 

エクセル(Excel)でセル中に「=2+3」と入力してEnterキーを押すとどうなるか?

 

そうです。「5」と計算式の答えが表示されます。

エクセル(Excel)では、=(イコール)から始まるデータは計算式とみなされますので、計算結果がセルに表示されるんですね。

 

しかし、今回の生徒さんのご質問のように。あえて「=2+3」とそのまま表示させたい場合もあると思います。

 

そんなときは、

=(イコール)の前に、’(シングルクウォーテーション)を入れましょう。

 

「’=2+3」と入力すると、「=1+2」と表示されます。

 

※シングルクウォーテーションはシフトキーを押しながらキーボード上部の数字の7の箇所を押して入力してください。

 

今回のケースのようにエクセル(Excel)で入力したとおりに表示させたい」という時に覚えておくとよいですね(^-^)

エクセルでタイムカードを作成

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仕事場で勤務表を作成された生徒さんから『勤務時間の合計が正しく計算されないんです・・』というご質問をいただきました。

 

エクセルでは合計の数式が24時間を超えると一旦リセットされてそこからまた時間がカウントされます。

 

画像のように7:00と入力した勤務時間の合計時間が24時間を超える時刻を正しく表示させるには表示の型式を変える必要があります。

 

コントロールキー+1又はホームタブの数値のところからセルの書式設定を表示し、ユーザー定義を確認すると、h:mmとなっていますので、[h]:mmにしてください。※hを半角の[]で囲みます。

 

こうすることで、24時間を超えた時間も表示されます(^-^)

 

(Shift)キー+ドラッグでデータを移動

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管理しているデータをドラックして上のセルに移動させたらデータが置き換えられてしまいます。

 

そんな時は「シフト(Shift)キーを押しながらドラッグするとデータが置き換えられずに移動できます」

 

(Shift)キーはとても優秀なキーなんです♪

COUNT関数の使用例

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対象範囲のダータが入力してあるセルを数えてくれるCOUNT関数をご紹介いたします。

 

使用用途は色々ありますが、例えば図のように訪問した営業先の訪問リストを作成しおていて、今日現在で何件訪問したかを一目で分かるようにしておくと便利です。

 

写真のように少ない訪問件数の時は自分で数えてもいいのですが、件数が増えると数えるのも大変ですのでCOUNT関数を利用しましょう。

 

すべてのセルに同じデータを入力する時は「Ctrlキー」+「Enterキー」

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エクセルで同じデータを複数セルに入力する場合にはデータを入力したいセルをコントロールキーを押しながら複数選択し、最後のセルにデータを入力してから「Ctrl」+「Enter」を押します。

これで選択したセルにサクッと同じデータが入力できます。

 

縦・横などに連続して同じデータを入力する場合はオートフィルを使うとよいですが、離れたセルに同じデータを入力したい場合は上記の方法がとても便利です。

画像は当教室がある堺市堺区の例で説明させていただきました^^

ハイパーリンク

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ウェブサイトを参考にしながらExcelで資料を作成している方も多いのではないでしょうか。

 

よく参考にしているウェブサイトはExcelの表にボタンを作ってしまい、1クリックで飛べるようにしておくと便利です。

 

やり方は簡単、作成中のExcel資料の邪魔にならない場所に角丸四角形等の図形を挿入し、その図形を右クリック。

ハイパーリンクをクリックし、表示されたダイアロググボックスの画面左側に表示されている「ファイル、Webページ」をクリックし、画面下部に表示されている[アドレス]欄にリンクさせたいWebサイトのURLを入力して「OK」をクリックします。

 

リンクが設定された図形をクリックするとブラウザが起動し、リンクを設定したウェブサイトが開きます。

※解説でリンクに設定したのはワンステップパソコン教室のURLです。

[Ctrl + 1]セルの書式設定画面を表示するショートカットキー

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[Ctrl + 1]

セルの書式設定画面を表示するショートカットキー

エクセルを使っているとセルの書式設定画面を頻繁に使うことになります。

マウスでメニューから書式設定をクリックして書式設定画面を表示させるのが一般的ですが、[Ctrl + 1]を押すと一発でセルの書式設定画面が表示されます。

※テンキーの数字では機能しませんので、必ずキーボードの上の段にある「1」を押しましょう!

「Ctrl」+「;」日付入力や現在時刻の表示もショートカットキーで楽々

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「Ctrl」+「;」

エクセルではTODAY関数を使って日付を表示させることが出来ますが、「Ctrl」+「;」でも簡単に本日の日付が表示できます。エクセルで日報などを書くときに便利です。

ただし、ファイルを開いた時点の日付でセルを更新させたい場合はTODAY関数を使用しましょう。

よく似ているショートカットキーですが、「Ctrl」+「:」では現在の時刻が表示されます。;と:の違いに注意! 

「Ctrl」+「Z」「元に戻す」のショートカットキー

「Ctrl」+「Z」

これは私もよく仕様する「元に戻す」のショートカットキーです。

間違えた操作を素早く元に戻せますのでとても便利です。

Excel(エクセル)上部には[元に戻す]ボタンがありますが、このショートカットキーを使う方が早いですし、

このショートカットキーを覚えておくと、メモ帳やメールでも使えますので便利です。

※Excel(エクセル)作業の効率化の基本はマウス操作を減らすことです。

「Ctrl」+「Y」は「やり直し」のショートカットキーですので合わせて覚えておきましょう。

※「やり直し」とは「元に戻す」の逆操作のことです。

「Shift」+「スペース」行を選択するショートカットキー

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「Shift」+「スペース」

行を選択するショートカットキーになります。

行の挿入をする時に、「Shift」+「スペース」で行を選択して、「Ctrl」+「+」で素早く行を挿入できます。

 

※「Ctrl」+「スペース」は列の選択ができます。

「Ctrl」+「Enter」選択中のセルに一発で同じデータを入力できるショートカットキー

「Ctrl」+「Enter」

複数のセルを選択した状態で、その内一つのセルにデータを入力後、「Ctrl」+「Enter」を押して入力を確定すれば選択中のセルに一発で同じデータを入力できます。

複数のセルに同じデータを入力したい時にとっても便利なショートカットキーです♪

「Ctrl」+「D」セルをその下にコピー&ペーストするショートカットキー

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「Ctrl」+「D」

これは上のセルをその下にコピー&ペーストするショートカットキーです。

1.上のセルを「Ctrl」+「C」でコピーして、

2.下のセルに「Ctrl」+「V」で貼り付ける

という作業を一発で出来ます。

※「Ctrl」+「R」は左のセルを右にコピペできます。

「Ctrl」+「Home」A1セルに一気にジャンプできるショートカットキー

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「Ctrl」+「Home」

A1セルに一気にジャンプできるショートカットキーです。

Excel(エクセル)が大きなシートになりすぎてしまった場合に、Excel(エクセル)シートのどの位置からでも一気にA1セルに戻れます。

画面をスクロールして上に戻ることを考えればかなりスマートに作業できますね。

「Ctrl」+「1」セルの書式設定のショートカットキー

「Ctrl」+「1」(テンキーの1ではなく、キーボードの上にある1です。)

セルの書式設定のショートカットキーになります。

マウスを使って画面上のリボンや右クリックからセルの書式設定を選択するよりスマートで時短になります。

「Ctrl」+「Shift」+「1」数値に桁区切りのコンマを付けるショートカットキー

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「Ctrl」+「Shift」+「1」(テンキーの1ではなく、キーボードの上にある1です。)

数値に桁区切りのコンマを付けるショートカットキーです。

例えば、「2000000」→「2,000,000」にできます。

Excel(エクセル)上部(リボン)部分の桁区切りボタンは小さいので、マウスでクルックするのも面倒です。

 

「Ctrl」+「Shift」+「1」使って一瞬で桁区切をつけるとなんかかっこいいですね。

 

「Alt」+「Shift」+「=」オートSUMのショートカットキー

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「Alt」+「Shift」+「=」

オートSUMのショートカットキーです。

Excel(エクセル)ではとてもよく使う基本中の基本の関数です。

SUM関数のようによく使う関数は、数式タブの「オートSUM」ボタンをいちいちマウスでクリックするより、

このショートカットキーを使えば一瞬です。

 

「Ctrl」+「;」は本日の日付が表示できるショートカットキー

「Ctrl」+「;」

エクセルではTODAY関数を使って日付を表示させることが出来ますが、「Ctrl」+「;」でも簡単に本日の日付が表示できます。

エクセルで日報などを書くときに便利です。

ただし、ファイルを開いた時点の日付でセルを更新させたい場合はTODAY関数を使用する必要があります。

似ているショートカットキーで、「Ctrl」+「:」がありますが、このショートカットキーは日付ではなく現在の時刻が表示されます。

※;と:の違いに注意してください!

「 Win」+「D」一発でデスクトップ画面を表示するショートカットキー

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「 Win」+「D」

エクセルを使用中にデスクトップの画面をすぐに表示したい場合には、すかさず Win+Dを押せば一発!

開いているソフトが最小化されて、一発でデスクトップ画面が表示されます。

 

「F12」を押せば名前を付けて保存のダイアログが一発表示

 事務の仕事ではファイルに名前をつけて保存や上書き保存は必須ですね。

 

ファイルをクリックし名前をつけて保存のダイアログボックスを表示という流れが基本ですが、

ショートカットキーを使用すれば時短になります。

 

[F12]を押せば一発でで名前を付けて保存のダイアログボックスが表示されます。

 

[Ctrl]+[S]を押せば一発で上書き保存ができます。

 

エクセルでもワードでもパワーポイントでも使える簡単だけど便利なショートカットキーです。

エクセルのワークシートを追加するには[Shift]+[F11]のショートカットキーが便利

エクセルのワークシートを一発で追加できるショートカットキーのご紹介です。

 

[Shift]+[F11]でエクセルのワークシートを追加する。

 

Excel 2013以降では、新規ファイルを作成したときのワークシートの数が1つになりました。

以前は3つが標準で表示されていたのですが一つになったので、ワークシートを追加する機会が増えたのではないでしょうか。

 

マウス操作でも[+]をクリックするだけでワークシートを追加できますが、いちいちマウスでクリックしなくても[Shift]+[F11]キーを押せば一発でワークシートが追加できます。

 

シートの追加の際には[Shift]+[F11]を活用してみてください。

 

コピー&ペーストの2ステップがはぶける「Ctrl+D」「Ctrl+R」

①コントロールキー+Dで上のセルのデータをコピーして貼り付けてくれます。

②コントロールキー+Rで左のセルのデータをコピーして貼り付けてくれます。

 

ちょっとしたことではありますが、コピペの2ステップがいらないので、

知っていると便利なショートカットキーです♪

※今回ご紹介したExcel(エクセル)の技集や便利なショートカットキーはすぐにでも使える簡単なものばかりです。

ぜひ、実践してみてください。

※今後も便利で役立つ機能をご紹介していきますで、定期的にチェックして頂けると幸いです。

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